V priestoroch reštaurácie sa koná firemná párty. Prichádzajú poslední opozdilci. Dvere sa zatvárajú. Akcia sa začína!
Všetci hostia sedia pri prekrásne prestretých stoloch. Majú pred sebou výborné jedlá, úžasné nápoje a tešia sa na dobrú zábavu. Jesť však ešte nemôžu, aj keď sú veľmi hladní, lebo najprv si musia pozrieť program! Program musí byť totiž vždy na začiatku akcie! Väčšina prítomných skoro nič nevidí, lebo pódium má výšku len asi 5 cm a nie je osvetlené. V sále už nebolo na svetlá miesto a sú tam veľmi slabé poistky. Aspoň, že je niečo počuť. Klavír znie veľmi falošne, aj keď s ním bojuje umelec zvučného mena. Možno preto, lebo naposledy bol naladený v továrni, kde ho pred 40 rokmi vyrobili.
A je tu (prvá) nečakaná zmena programu: fakír s horiacimi fakľami nemôže vystúpiť, lebo mu to nedovolia hasiči. A ďalšia nečakaná zmena: krotiteľka hadov tiež nemôže vystúpiť, lebo je oblečená príliš skromne a v sále sú aj deti. A čo sa to deje? Nemôže vystúpiť ani známa humoristická dvojica, lebo sa (v poslednej chvíli) zistilo, že v ich scénkach sa prakticky vyskytujú len vulgárne slová a to často najťažšieho kalibru. Kratučké vystúpenie "pop-super-hviezdy" nedopadlo dobre, lebo jej CDčko s playbackom bolo také špinavé, že v polovičke skladby jednoducho zastalo. A už je tu posledné číslo: "kozmická show". Z reproduktorov sa ozýva hudba 22. storočia a na pódium sa valí umelý dym. Umelci sa však na scénu nedostanú, lebo keď umelý dym dosiahne strop sály, spustí sa automatický hasiaci systém a pódium a jeho okolie zaleje 400 l dosť špinavej vody. Najdôležitejšou a najdlhšou časťou programu sa tak stáva monotónny príhovor hlavného účtovníka (riaditeľ firmy je v USA). Záver príhovoru už môžu sledovať aj diváci vo vedľajšej sále, lebo úplne nečakane sa podarilo "oživiť" video projekciu. Drobnou chybičkou krásy je však to, že v momente, keď naskočil obraz, zas úplne vypadol zvuk, a tak sa v programe nečakane objavila aj pantomimická show!
Konečne je tu (už studená) večera. Nad cinkaním príborov, tanierov a pohárov chvíľkami celkom úspešne víťazí zvuk výborného jazzového orchestra, ktorý hrá z priestorových dôvodov na chodbe. Prítomní s plnými ústami naznačujú (cez otvorené dvere) spevákovi, že hudba sa im vcelku páči. A pozrime sa, čo sa to deje? Ku kapelníkovi sa dotackal jeden z hostí a rozkazuje členom orchestra, aby ihneď zahrali a zaspievali pre jeho starkú nejaké ľudovky z Moravy, lebo oni si chcú so starkou po večeri zatancovať!
V okamihu losovania tomboly je v sále už len 5 % ľudí, lebo ostatných odviezol firemný autobus pred 8 minútami do hotela.
Nedopadlo to teda najlepšie. Jediným, kto bol naozaj a úplne spokojný so svojou prácou, bola slečna z agentúry, ktorá túto akciu dva mesiace pripravovala a na jej úspešný priebeh stále dozerala.
Všetky popísané príhody sa naozaj stali, aj keď nie v jeden večer a na tom istom mieste. Blíži sa záver roka a obdobie rôznych akcií. Firmy už tušia, ako dopadne ich tohoročné hospodárenie, a okrem toho na dvere budú postupne klopať: Mikuláš, Vianoce, Silvester a Nový rok! Ak nechcete zažiť na svojej akcii nečakané prekvapenia alebo trapasy, čítajte ďalej!
Minulosť
V minulosti existovali u nás len dve veľké štátne umelecké agentúry: Pragokoncert a Slovkoncert. Boli organizátormi všetkých koncertov a festivalov, obsadzovali kapely do barov, školili a skúšali umelcov, všemocne vládli účinkujúcim aj objednávateľom. Mali kopu rôznych oddelení a zamestnancov. Dodávali akúkoľvek kultúru "na kľúč". Zabezpečovali aj akcie v zahraničí. Ich zamestnanci mali bohaté skúsenosti, a tak dokázali pracovať celkom dobre, aj keď vtedy, žiaľ, vždy pod vedením KSČ. Neexistovali žiadne súkromné agentúry, firmy, kluby, hotely, diskotéky ani bary.
Súčasnosť
V obidvoch našich republikách dnes pôsobí nespočetné množstvo rôznych, už len súkromných agentúr. Máme tu mnoho organizácií a firiem, ktoré úspešne podnikajú v rôznych oboroch - tie tvoria dôležitú skupinu (väčšinou solventných) klientov a sponzorov. Skoro všetky kluby, reštaurácie a hotely sú v rukách súkromníkov. Skoro všetci umelci sú slobodní a úplne nezávislí - zastupujú ich rôzne (často neznáme) agentúry alebo ich osobní agenti. Technickému zabezpečeniu akcií sa venujú (v lepšom prípade) špecializované firmy a jednotlivci. Je tu ešte príliš čerstvá demokracia, nekalá konkurencia a skoro trhové hospodárstvo s absenciou finančnej disciplíny aj podnikateľskej cti a s pomaly (ne)fungujúcim súdnictvom. Vďaka týmto vymoženostiam nie je vždy jednoduché zorganizovať a do úspešného finále doviesť akúkoľvek väčšiu spoločenskú akciu (koncert, párty a pod.). Pod "úspešným finále" myslím stav, keď sú po akcii všetci spokojní: klient a jeho hostia, agentúra, účinkujúci, OSA (SOZA), technici aj hotel. Každý z nich môže mať na priebeh akcie významný (kladný alebo záporný) vplyv, preto sa im budem venovať samostatne. Vo všetkých prípadoch použijem rovnaký model: základné informácie, kladné a záporné znaky.
1. Klient
Je najdôležitejším článkom celého reťazca, lebo celá akcia vznikne len vďaka nemu a jeho peniazom. Sú klienti, ktorí sú v obraze a presne vedia, čo chcú. S takýmito klientmi je radosť pracovať, ale, žiaľ, nie je ich veľa. Opačnú skupinu tvoria klienti, ktorí sa v problematike showbiznisu vôbec nevyznajú, ale aj tak chcú všetko a stále riadiť sami.
Vážený klient! Pokiaľ nie si v organizovaní väčších spoločenských akcií doma, a ak chceš, aby všetko dobre dopadlo, odporúčam ti nasledovný postup. V prvom rade ti musí byť jasné, koľko financií chceš alebo môžeš do celej akcie investovať. Potom daj dokopy všetky vstupné informácie: koľko a akých ľudí sa má tvojej akcie zúčastniť, čo je cieľom akcie, ako dlho má akcia trvať, v akom asi prostredí by sa mala odohrávať, ako a aké jedlo a nápoje by sa mali podávať, aký by asi mal byť kultúrny program. Keď ti je už všetko toto jasné, požiadaj nejakú agentúru o spoluprácu. Keď žiadnu nepoznáš, požiadaj o radu alebo odporúčanie niekoho, kto sa vo veci vyzná a komu dôveruješ. Agentúra väčšinou zorganizuje pracovné stretnutie, ktorého sa zúčastníš ty, zástupcovia agentúry a podľa potreby aj odborníci z iných oblastí (architekt, zvukár, osvetľovač, video-technik, pyrotechnik...).
Tu sa upresnia detaily akcie a vytýči sa niekoľko možností jej realizácie. Agentúra sa hneď pustí do práce a zistí, ako najlepšie by bolo možné splniť tvoje požiadavky. Keď bude projekt už skoro hotový, predloží ti ho agentúra na schválenie. Po tomto jednaní sa už o realizácii akcie uzavrie podrobná zmluva. Ak si, ako klient, pre agentúru úplne neznámy, možno bude od teba žiadať 50percentnú zálohu na výdavky - to je normálne a bežné. Skúsená agentúra má databázy s informáciami o rôznych hoteloch a reštauráciách, má vybudované obchodné vzťahy a kontakty s umelcami, technikmi a rôznymi servisnými firmami. Je stále v obraze, a preto väčšinou zvládne organizáciu väčších akcií oveľa lepšie ako tvoja firma alebo tvoj PR-manažer. Všetko toto je potrebné začať vybavovať v dostatočnom časovom predstihu. Aj agentúra musí mať čas uzavrieť množstvo potrebných zmlúv ešte pred začiatkom akcie. Možno budeš prekvapený, ale niektoré reštaurácie majú už v októbri rezervované a obsadené všetky priestory až do konca roka!
Po skončení akcie skontroluj účty predložené agentúrou a ak sú v poriadku, mal by si ich v dohodnutom termíne preplatiť. To vytvorí dobrý základ pre ďalšiu spoluprácu v budúcnosti.
Jedna dobrá rada: Na mnohých akciách sa opakuje (tá istá) požiadavka klienta, aby boli stále ozvučené úplne všetky miestnosti, v ktorých sa pohybujú hostia. Prax ukázala, že toto určite nie je dobrý nápad. Po niekoľkých hodinách sú ľudia totiž ohlušení neustálymi prívalmi slova alebo hudby a márne hľadajú nejaký tichý kútik, kde by sa mohli napríklad v kľude porozprávať. Je preto dobre nechať nejaké miestnosti, chodby alebo fajčiarne bez ozvučenia! Mnohí hostia vám za to budú veľmi vďační!
V súčasnosti dokážeme v ČR aj v SR na výbornej úrovni zabezpečiť skoro všetky požiadavky zákazníkov (zvuk, svetlá, projekcie, nahrávanie, doprava, pyrotechnika, bezpečnosť účinkujúcich aj divákov, strava, nápoje) a zorganizovať aj náročné akcie doslova na zelenej lúke. Musia byť splnené len dve podmienky: včasná a jasná dohoda a dostatok financií.
2. Agentúra
Niekedy sa pod týmto názvom skrýva veľká firma s množstvom zamestnancov, inokedy je to len jedna osoba s PC v spálni. To však nie je dôležité, dôležité sú schopnosti (organizačné, finančné) a dlhodobé výsledky práce.
Každá agentúra sa snaží získať dobré zákazky. V rôznych výberových konaniach musí byť preto jej ponuka konkurencieschopná a to nie je vždy jednoduché. Ak totiž ponúkne klientovi realizáciu akcie za príliš nízku cenu, môže nakoniec skončiť aj v hlbokej strate. Za seriózny postup pre výpočet výslednej ceny považujem, ak agentúra spočíta všetky skutočné náklady na akciu, a potom k tomu pridá napríklad 10-15 % za svoje sprostredkovateľské služby. Za neseriózny postup považujem, ak agentúra vymámi od klienta na realizáciu programu nadsadenú sumu, a potom sa snaží maximálne oholiť všetkých účinkujúcich aj technikov, pretože to, čo na nich ušetrí, priamo zvyšuje jej zisk. Takéto agentúry sa však na trhu dlho neudržia. Stačí, keď klient skontroluje všetky faktúry týkajúce sa jeho akcie. Ak pri tom zistí, že agentúra bola príliš "nenažraná", tak už s ňou spolupracovať nebude.
Pri jednaniach s klientom sa chcú agentúry často prezentovať ako mimoriadne schopné organizácie, ktoré dokážu hravo zrealizovať všetky jeho túžby a sny. Preto mu často nasľubujú viac, ako (potom) vedia naozaj splniť. Niekedy aj preto, lebo ich zamestnanci nie sú dostatočne technicky zdatní, nevedia reálne posúdiť technickú ani finančnú náročnosť prianí klienta a s nikým sa včas neporadia.
Po získaní zákazky nasledujú ďalšie jednania. Agentúra pozve k spolupráci vybraných umelcov a svoje osvedčené realizačné technické teamy. Nahlási usporiadanie akcie na mestský úrad a SOZA (OSA). Vybaví (ak je to potrebné) povolenie na zaujatie verejného priestranstva, prípadne dočasnú inštaláciu prívodu el. energie. So všetkými oslovenými partnermi uzavrie konkrétne písomné zmluvy o spolupráci. V zahraničí sa často uzatvárajú trojstranné zmluvy medzi klientom, agentúrou a každým účinkujúcim. Potom by mala agentúra vypracovať presný harmonogram postupu prípravy a priebehu akcie. Tesne pred realizáciou akcie skontroluje, či je všetko v poriadku a či sú všetci oslovení pripravení splniť svoje záväzky. Hladký priebeh akcie by mali zástupcovia agentúry kontrolovať priamo na mieste, a ak vzniknú akékoľvek problémy, je v prvom rade povinnosťou agentúry nejako ich vyriešiť. Agentúra je povinná archivovať doklady o všetkých právnych a finančných operáciách, týkajúcich sa akcie po dobu, počas ktorej môžu byť významné pre ochranu záujmov zákazníka (Obch. zákonník § 648). Po skončení akcie by mala v primeranom čase (asi do 14 dní) uhradiť honoráre všetkým účinkujúcim a dodávateľom.
Niektoré menej seriózne agentúry pri uzatváraní zmlúv s dodávateľmi vymenujú len časť prác, ktoré je potrebné naozaj urobiť, a to len preto, aby dosiahli nižšiu cenu. Potom (neskôr) sa snažia vyžmýkať od dodávateľov ďalšie služby alebo práce (postaviť aparatúru skôr, urobiť generálne skúšky, ozvučiť aj ďalšie priestory a účinkujúcich, všetko nahrať na video...), ale už bez zmeny honoráru, väčšinou pod zámienkou, že je to nové prianie klienta, o ktorom nevedeli, a že klient im už rozpočet na akciu nezvýši. Takéto agentúry najradšej o všetkom len telefonujú a uzavretie písomných zmlúv odkladajú až na deň realizácie akcie. Ak medzitým klient akciu zruší, tak potom všetkým dodávateľom už len zatelefonujú: "Akcia, žiaľ, padla, tešíme sa na ďalšiu spoluprácu!" a tým je celá vec vybavená. Medzi neseriózne požiadavky patrí aj to, ak agentúra očakáva od účinkujúcich alebo technikov bezhraničnú ochotu plátať chyby v organizácii, ktoré zavinil niekto úplne iný (zaspievajte ešte niečo, šéfko, veď vám zato korunka z hlavy nespadne; pusť tam rýchlo nejakú dobrú hudbu, kamoš; hej, chalani - poďte nám pomôcť rýchlo preniesť klavír; požičajte nám kladivo; namontujte logo...). Veľmi často sa ani približne nedodrží dohodnutý čas ukončenia akcie. Najčastejšie sa používajú formulácie od familiárneho: "Ešte nemôžete skončiť, majstre, veď to je úžasné, pozrite sa, ako sa tí ľudia dobre bavia", až po nekompromisné: "Nebaľ to, lebo ti to roztrieskam!" Toto všetko je v podstate vydieranie.
Najhoršie je, keď sa na organizácii akcie podieľa (vďaka klientovi) viac agentúr alebo firiem a nie sú jasne určené kompetenčné vzťahy. Lepšie je, keď má organizáciu (aj financie) na starosti len jedna agentúra, ktorá je potom zodpovedná za všetko (aj za svojich subdodávateľov).
Vzťahy medzi agentúrou a jej zákazníkmi nie sú založené len na zmluvách, ale aj na dôvere. Pre seriózne agentúry sú ochotní dodávatelia pracovať kľudne aj "na telefón", lebo vedia, že všetko dobre dopadne. Existujú však aj rôzni špekulanti, s ktorými je potrebné jednať opatrne. S niekoľkými mojimi kolegami-zvukármi máme vypracovaný zoznam firiem a agentúr, ktoré chceli s nami nejako vybabrať. Tento zoznam pravidelne aktualizujeme. Ak firma zo zoznamu požiada kohokoľvek z nás o spoluprácu, musí zaplatiť celý honorár vopred, inak pre ňu nepohneme ani prstom.
3. Umelci a účinkujúci
Ich vystúpenia patria na spoločenských akciách väčšinou k zlatým klincom programu. Organizátor akcie by mal dobre zvážiť, aký program by bol pre jeho hostí najvhodnejší. Ani tá najlepšia cimbalová kapela nezabaví hostí, ktorí tento druh hudby nemajú radi. Pozor, to nie je chyba kapely, to je zlý odhad a výber usporiadateľa! Ak vám je jasné, kto by mal vo vašom programe účinkovať, tak potom ho (ich) už môžete osloviť a zistiť, aké sú reálne možnosti vašej vzájomnej spolupráce. Vo väčšine prípadov sa priamo k hviezde nedovoláte a za úspech môžete považovať, ak sa vám podarí rýchlo spojiť s jej manažérom alebo agentúrou, ktorá hviezdu zastupuje. Tak je to aj najlepšie, lebo umelec sám by aj tak s vami nejednal ani o honorároch ani o iných detailoch svojej účasti na vašej akcii. Agentúra alebo manažér dobre poznajú umelcove požiadavky, zvyky aj pracovný kalendár, a tak sa s nimi môžete celkom rýchlo dohodnúť. Ak neviete, kde máte začať, použite Publikáciu Muzikusu Muzikontakt 2004, ktorá existuje aj v digitálnej podobe na CD, alebo skúste sa pozrieť na internetové stránky muzikontakt.muzikus.cz.
Vždy musíte vedieť jasne povedať, čo od umelca očakávate, kedy a kde sa má akcia uskutočniť. Musíte vedieť, koľko peňazí máte k dispozícii na honorár. Na základe vašich požiadaviek vám totiž agentúra oznámi predpokladanú výšku honoráru aj technicko-organizačné podmienky vystúpenia. Posúdiť tieto dva dôležité údaje v krátkom čase dokážu len skúsenejší organizátori. Ak neviete odhadnúť, či honorár hviezdy nie je (pre vás) privysoký, alebo či dokážete splniť do bodky všetky ďalšie podmienky vystúpenia, vyžiadajte si čas na rozmyslenie a až potom (s chladnou hlavou) vec uzavrite.
Umelci potrebujú mať k svojmu vystúpeniu vytvorené primerané podmienky. Niektoré "hviezdy" potrebujú a aj vyžadujú hviezdnu starostlivosť (super aparatúru, super svetlá, veľké šatne, zvukové skúšky v prázdnej sále, občerstvenie...), a to všetko možno kvôli trom pesničkám, ktoré "hviezda" nakoniec odpáli na plný playback. Takže pozor, honorár za vystúpenie umelca je jedna vec a náklady na splnenie jeho ďalších požiadaviek, to je zas druhá vec - všetko si musíte dobre zvážiť a spočítať. Existujú samozrejme aj skutočné hviezdy, s ktorými nebývajú žiadne problémy a všetko beží pokojne a hladko. Dôležitý je aj post moderátora. Pri väčších akciách by nemal chýbať. Záujem býva hlavne o tváre známe z televíznych obrazoviek. Ak sú na akcii prítomní aj vážení zahraniční hostia, mal by moderátor ovládať aj ich reč.
Nie každá kapela alebo súbor sa hodí ako hosť na párty. Niektoré sú problematické preto, lebo majú veľmi veľa členov, iné zas potrebujú aparatúru, ktorej inštalácia je náročná na čas aj na priestor. Dôležitý je samozrejme repertoár kapely a aj to, či sa vie hosťom prispôsobiť (napríklad vhodnou hlasitosťou). Cena orchestra je iste tiež dôležitá vec, ale vo všeobecnosti platí, že najlacnejšia kapela v širokom okolí väčšinou nie je aj tou najlepšou kapelou. Pokiaľ má byť vystúpenie nejakej skupiny predvedené ako samostatný koncert, tak to je niečo iné. Tu by mali byť (po vzájomnej dohode) splnené všetky technické požiadavky súboru.
Pokiaľ účinkujúci splnili svoje záväzky voči objednávateľovi, tak by ich už nemal nikto nútiť k žiadnym ďalším aktivitám - nie je to seriózne a v slušnej spoločnosti sa to nerobí.
4. Technika
Bez technického servisu sa dnes nedá zorganizovať žiadna väčšia akcia. Najčastejšie sa používa zvuková a svetelná technika, ale veľmi často aj video-technika, pyrotechnika, dopravné služby, prenosné vykurovacie systémy, montované pódiá, plošiny a strechy atď. Väčšinou sa tomu venujú špecializované firmy alebo jednotlivci (ďalej "technici"). Asi najväčším a opakujúcim sa problémom je kvalita komunikácie medzi agentúrou (klientom) a technikmi. Niektoré aj náročné akcie sa rozbehnú bez konzultácií s technickými odborníkmi, a potom sa zistí, že na uskutočnenie ružových snov neexistujú žiadne reálne riešenia. Veľmi často tvorí agentúra medzi klientom a technikmi nepriestrelnú bariéru: nechce, aby sa spolu stretli, alebo akokoľvek priamo spolu komunikovali. Je to na škodu veci, lebo pôvodné a možno presné požiadavky zákazníka sa dostávajú k technikom (vďaka technickému analfabetizmu referentov niektorých agentúr) neúplné, skreslené, niekedy aj úplne skomolené, a navyše skoro vždy veľmi neskoro. Vôbec nie je pri tom zaručené, že spolupráca rôznych technických teamov je dostatočne premyslená a skoordinovaná.
Dôležitá poznámka: Všetci technici majú na každej akcii svoje vlastné povinnosti (dnes nemáme žiadnych ľudí navyše). Nie sú to nosiči a pomocníci pre všetkých, ktorí si zle naplánovali svoju prácu! Kým títo ľudia robia niečo iné, tak ich práca stojí, a nakoniec budú mať z toho problémy oni sami - to im však už potom nikto neuzná.
Pre techniku treba vyhradiť (v blízkosti "javiska") priestor vhodný na skladovanie rezervného materiálu a prepravných obalov. Tak isto je dobré určiť priestor, v ktorom sa môžu technici zdržovať v čase, keď nepracujú. Ideálne je (pre obidve strany), keď sa nemusia motať medzi hosťami. Pri dlhotrvajúcich akciách by mali mať zabezpečené nejaké nápoje a jedlo.
Organizátori rôznych charitatívnych akcií často chcú, aby aj technici "účinkovali" zadarmo, tak ako napríklad speváci alebo herci. Ak by sa (technici) aj celkom zriekli svojich honorárov, zadarmo pracovať nemôžu, pretože s prevádzkou každej aparatúry sú spojené značné výdavky (doprava, údržba, spotrebný materiál, opotrebenie žiaroviek, projektorov atď.) Preto je prevádzka kvalitnej aparatúry vždy drahá. A je tu ešte aj druhý pohľad. Pokiaľ sú ochotní známi speváci, herci, politici, športovci atď. účinkovať niekde zadarmo, tak by im mal usporiadateľ vytvoriť aspoň dobré pracovné podmienky a nie sa snažiť za každú cenu na všetkom ušetriť.
5. Priestor (hotely,
reštaurácie, kluby...)
Veľmi dôležitou, skoro rozhodujúcou, podmienkou pre úspešný priebeh akcie je výber správneho priestoru. Mali by ste skontrolovať asi tieto parametre: možný počet hostí (tak, aby sa netlačili), vzhľad všetkých miestností, úroveň a možnosti kuchyne, vetranie (kúrenie, klimatizácia), ako sú vyriešené možnosti fajčenia, šatne, aké ďalšie (manipulačné) priestory sú k dispozícii, úroveň komunikácií (bezbariérové, výťahy, vysoké schody, kľukaté chodby...), technické zázemie (videoprojekcia, javisko, zvuková aparatúra, osvetlenie, dostatočne dimenzovaný zdroj elektriny...), kvalita signálu pre mobilné telefóny, vzdialenosť najbližšieho (bezpečného) parkoviska alebo zástavky MHD.
Prvým neomylným indikátorom kvality priestoru je stav pánskych a dámskych záchodov pri ich nečakanej kontrole. Druhým doplňujúcim indikátorom kvality je to, či v podniku vedia uvariť dobrú kávu. Dôležité sú aj podmienky prenájmu. Mali by ste presne vedieť, za čo platíte a na čo máte za to nárok! To vám povie každý prevádzkár, ale len keď sa ho na to opýtate. Od druhu prostredia sa často odvíja oblečenie hostí, vhodné druhy jedál a nápojov (aj spôsob ich konzumácie) ako aj výber vhodného programu.
Pokiaľ sa vašej akcie majú zúčastniť napríklad členovia diplomatického zboru, musí byť všetko pripravené tak, aby bolo možné dodržať diplomatický protokol a zvýšené nároky na bezpečnosť!
Zvláštnu atmosféru majú akcie na plávajúcich lodiach - tu sú hostia v istom zmysle zajatcami hostiteľa, pretože nikto nemôže odísť z akcie skôr, ako pripláva loď do prístavu.
6. Na čo by ste ešte nemali zabudnúť
Programy
Spoločenská akcia začína väčšinou tým, že hostiteľ privíta pozvaných hostí. Tento uvítací príhovor by rozhodne nemal byť dlhý. Ľudia v spoločenských oblekoch v príjemnej reštaurácii nepovažujú za najlepší druh zábavy počúvanie nudného prejavu (kohokoľvek) o hospodárení firmy v minulosti a o jej ružových vyhliadkach do budúcnosti (krachujúca firma totiž už večierky väčšinou neporiada). Ak hlavný rečník nemá skúsenosti so zvukovou technikou, je lepšie keď sa nechá zvukárom poučiť "ako na to" skôr, ako príde na pódium, tj. skôr, ako sa vďaka svojej neskúsenosti strápni pred celou firmou! Príliš preorganizovaná akcia so scenárom, ktorý je rozpracovaný s presnosťou na sekundy, pôsobí zošnurovane, umelo, ba až násilne. Ľudia nemajú veľmi radi, keď s nimi niekto stále manipuluje a núti ich robiť aj to, čo sa im možno vôbec nechce (rôzne súťaže, ankety, povinné tance, dlhá tombola ...). Je lepšie, keď sa hostia môžu ešte pred zábavným programom najesť a napiť. Pokiaľ si chcú hostia alebo usporiadateľ nahrávať nejaké vystúpenia umelcov na video, mali by ich požiadať vopred o súhlas. Nie je etické, keď niekto len tak vytiahne kameru z pod stola a "ide". Už pred akciou by mal usporiadateľ naznačiť zvukárovi (alebo DJ), čo považuje za "dobrú hudbu". Nie je totiž jedno, či budete celý večer počúvať dychovku, country-music, jazz, rock alebo pop-music z babičkinej krabičky. O niektoré časti programu (aj keď boli drahé) nemajú hostia niekedy vôbec záujem (napríklad o nočný ohňostroj v decembri na ulici pri "teplote" -25 °C).
Pri odchode by mali dostať všetci hostia na rozlúčku a spomienku (okrem potrasenia ruky) aj nejaký malý darček.
Zmluvy a zákony
V pracovno-právnej oblasti sa k nám prihovárajú 3 zákony: Obchodný zákonník, Občiansky zákonník (v ČR a v SR sú obsahovo totožné) a Zákonník práce. O zmluvách všeobecne hovoria § 40 až § 51 Obč. zákonníka. O sprostredkovateľských zmluvách hovoria § 642 až § 651 a o zmluvných pokutách § 300 až § 302 Obch. zákonníka.
Mnohé akcie je možné uskutočniť bez akýchkoľvek písomných zmlúv - zákon ich nevyžaduje. V praxi sa však predsa len osvedčilo používanie písomných zmlúv (nie len objednávok).
Zmluvy a "papierovanie" sa zdajú byť zbytočné, keď všetko "klape". V takomto prípade skončia navždy v účtovníckych archívoch. Zmluvy sa však uzatvárajú hlavne ako poistka pre prípad, ak druhá strana svoje záväzky neplní, ak od vás požaduje veci, na ktorých ste sa nedohodli, alebo ak chce s vami jednoducho úplne vybabrať! V tomto okamžiku sú zrazu dobré zmluvy dokladmi životne dôležitými. Hlavne medzi neznámymi partnermi by zmluvy nemali obsahovať len všeobecné a nejasné formulácie. Citujem Obč. zákonník § 43:
Účastníci sú povinní dbať, aby sa pri úprave zmluvných vzťahov odstránilo všetko, čo by mohlo viesť k vzniku rozporov.
Každá zmluva musí obsahovať: presné obchodné meno objednávateľa aj dodávateľa; konkrétny predmet zmluvy; kde, kedy a ako dôjde ku kontrolovateľnému plneniu zmluvy; výška odmeny + dátum a spôsob jej uhradenia, dátum uzavretia zmluvy; doplňujúce údaje podľa potreby (čísla OP, rodné čísla, čísla účtov, telefónne čísla, IČO/DIČ, pečiatky + podpisy). Zmluva môže obsahovať aj dohodnuté sankcie (zmluvné pokuty), ak ju niektorá strana nebude v dohodnutom čase a rozsahu plniť. Každý účastník musí dostať najmenej jeden exemplár zmluvy. Ak zmluva neobsahuje potrebné údaje, je neplatná.
Zvláštnu zmienku si zaslúžia často používané Dohody o vykonaní práce (SR: ZP § 223-226) alebo Dohody o provedení práce (ČR: ZP § 236). Ich čaro spočíva v tom, že keď platiteľ honoráru odvedie daňovému úradu 10 % zo sumy do 4000 Sk (Kč), tak je všetko navždy vybavené. Tento príjem sa už neuvádza ani v daňovom priznaní. Medzi SR a ČR však existujú drobné rozdiely. Tu sú: v ČR je možné za rok pracovať pre jedného zamestnávateľa maximálne do 100 hodín bez konkrétneho obmedzenia druhu práce (zmluva nemusí byť v písomnej podobe), v SR je možné za rok pracovať pre jedného zamestnávateľa do 300 hodín, ale "Dohoda" sa nesmie použiť na činnosti, ktoré sú predmetom ochrany podľa autorského zákona (zmluva musí mať vždy písomnú podobu).
Jednotlivé agentúry používajú často svoje vlastné formuláre zmlúv s účinkujúcimi (Zmluva o umeleckej produkcii). To je celkom v poriadku, pokiaľ sú tam uvedené všetky zákonom požadované údaje (Obč. zák. ČR, SR § 51: Účastníci môžu uzavrieť i takú zmluvu, ktorá nie je osobitne upravená; zmluva však nesmie odporovať obsahu alebo účelu tohto zákona.). Takáto zmluva má zvyčajne niekoľko článkov alebo paragrafov (zmluvné strany, predmet zmluvy, výška honoráru a jeho platba, povinnosti účinkujúceho, záverečné ustanovenia). Zmluvu si vždy podrobne prečítajte! Hlavne v "záverečných ustanoveniach" sa môžu objaviť prekvapujúce veci, na ktorých ste sa s nikým nedohodli. Napríklad: "Organizátor má výhradné právo na zhotovenie zvukovo-obrazového záznamu predvedenia hudobného koncertu. Účinkujúci prehlasuje, že si od organizátora nenárokuje priamy honorár za autorské práva a za záznam diela na zvukovo-obrazový nosič a dáva mu časovo a územne neobmedzený súhlas na vysielanie záznamu ľubovoľným spôsobom (vrátane prenosu satelitom) ako aj na predaj alebo výmenu záznamu pre televízne vysielanie v tuzemsku aj v zahraničí".
Keď máte takúto zmluvu podpísať pred koncertom, je možné o obsahu "záverečných ustanovení" ešte diskutovať. Zmluvy sa však podpisujú často až po koncerte, a vtedy je už skoro nemožné proti čomukoľvek protestovať, ak chcete, aby sa váš honorár čím skôr presunul z pokladničky organizátora do vášho vrecka. Pokiaľ je umelec (a jeho tvorba) registrovaný v SOZA alebo v OSA, tak je takéto jeho prehlásenie v "záverečných ustanoveniach" aj tak neplatné - na každé použitie jeho diela musí dať vždy vopred súhlas len SOZA alebo OSA a nie on sám.
V obidvoch republikách platia aj zákony o účtovníctve a účtovných dokladoch. V tomto sú na rôznych (hlavne malých) akciách tiež dosť veľké rezervy. Ťažko môžem trvať na tom, aby zástupca firmy, ktorý ma chce o tretej hodine ráno vyplatiť, vyplnil správne výdavkový doklad, keď so sebou žiadny nemá, nemá ani pero, nevie naspamäť IČO a nielenže nevie, kde má pečiatku, ale už často nevie, ani kde sa nachádza on sám.
Na každej spoločenskej akcii je podľa zákona potrebné dodržať povolené hladiny hluku. Za to je zodpovedný majiteľ podniku alebo usporiadateľ.
Na dodržanie poriadku a zákona alebo na ochranu hostí a účinkujúcich je lepšie prenajať si (ak je to potrebné) nejakú bezpečnostnú službu, ako riešiť prípadné konflikty vlastnými silami klienta (napríklad tak, že personálny šéf bude nespratným zamestnancom rozdávať hneď na akcii okamžité výpovede z firmy - to by mu odborári neodpustili).
Na akékoľvek použitie hudby pri verejných podujatiach je potrebné vopred povolenie ochranných zväzov SOZA (SR) alebo OSA (ČR). Splnenie tejto povinnosti kontrolujú inšpektori ochranných zväzov. Ak ste na to doteraz zabúdali, alebo ste o tom nevedeli, čítajte ďalej.
Čo je to SOZA alebo OSA?
SOZA (Slovenský ochranný zväz autorský pre práva k hudobným dielam - pôsobí na území SR) a OSA (Ochranný svaz autorský pro práva k dílům hudebním - pôsobí na území ČR) sú dobrovoľné združenia tvorcov hudby, ktoré sú podľa zákona o kolektívnom spravovaní autorských práv oprávnené udeľovať súhlasy, povolenia na verejné používanie hudobných diel, vyberať zaň autorské odmeny a tieto rozúčtovávať jednotlivým autorom. Na základe svojich zmlúv s jednotlivými skladateľmi, upravovateľmi, textármi, ich dedičmi a hudobnými vydavateľmi ochraňujú a vykonávajú autorské práva prakticky všetkých slovenských a českých tvorcov hudby. Na základe (recipročných) zmlúv s obdobnými združeniami v zahraničí ochraňujú a vykonávajú na území Slovenska a ČR aj práva prakticky všetkých hudobných tvorcov sveta.
Kto je povinný uhradiť poplatky za použitie hudby pre SOZA alebo OSA?
Každý, kto usporiada verejné podujatie, alebo prevádzkuje výkon činností, v rámci ktorých sa uskutočňuje akákoľvek hudobná produkcia. Nezáleží na tom, či sú hudobné diela predvádzané fyzickými osobami, alebo pomocou technických zariadení, ani na tom, aký je celkový hospodársky výsledok hudobnej produkcie pre používateľa. Podrobné znenie zákona, formuláre na nahlásenie akcií, telefónne čísla, cenníky aj rady pre užívateľov nájdete na adresách: www.soza.sk a www.osa.cz - na všetky vaše otázky dostanete v SOZA odpovede aj na adrese: licencne@soza.sk.
Rozdiely medzi SOZA a OSA
Obidve organizácie majú svoje vlastné, dosť rozdielne, formuláre aj "cenníky" (Sadzobník autorských odmien).
V ČR zaplatíte za povolenie na "užití díla" cenu vypočítanú podľa "cenníka" (uživatelem hudebních děl při veřejných hudebních produkcích je Provozovatel, který rozhoduje o konání produkce nebo provozovatel zařízení, který umožňuje vnímání hudebního díla). Ale pozor! "V případě, že si uživatel hudebních děl s textem či bez textu neopatří předem licenci k užití, a přesto díla užije, dochází k neoprávněnému užití autorských děl. S takovým užitím bez licence autorský zákon (§ 40 odst. 3) spojuje vznik nároku nositele práv (zastoupeného OSA) na vydání bezdůvodného obohacení vzniklého na straně toho, kdo neoprávněně díla užil, a to ve výši dvojnásobku obvyklé autorské odměny."
V SR zaplatí "každý, kto chce používať autorsky chránené hudobné diela na iný účel, než je osobné počúvanie v súkromnom okruhu svojej rodiny alebo blízkych priateľov" za súhlas SOZA (na predvedenie chránenej hudby na verejne prístupnom mieste) poplatok znížený o 30 % oproti "cene" vypočítanej podľa sadzobníka, ak o súhlas požiada aspoň deň pred akciou a zaplatí SOZA faktúru v lehote splatnosti, tj. do 14 dní. Inak musí žiadateľ zaplatiť plný poplatok.
OSA má na svojej internetovej stránke šikovnú "On-line" pomôcku na orientačný výpočet poplatku za použitie chránenej hudby.
Prajem vám, aby vám tá vaša akcia dopadla čo najlepšie. Ak vám k tomu pomôžu aj niektoré rady z tohoto článku, tak moja radosť bude dvojnásobná.
Ing. Romana Draškovičová (vedúca licenčného odboru SOZA)
Kto zabezpečuje ochranu autorských práv k hudobným dielam v SR a v ČR?
Na Slovensku zabezpečuje túto ochranu SOZA a v Čechách OSA. Obidve organizácie medzi sebou, ale aj s mnohými podobnými organizáciami na celom svete, úzko spolupracujú.
Kto je právne zodpovedný za dodržanie autorského zákona?
Usporiadateľ (organizátor) podujatia, alebo majiteľ podniku, pokiaľ sa jedná o technické zariadenia inštalované napríklad v hoteloch, reštauráciách a podobne.
Ako kontroluje SOZA dodržiavanie týchto zákonov?
SOZA má po celom Slovensku inšpektorov, ktorí kontrolujú, či je autorský zákon dodržiavaný, či organizátori rôznych podujatí majú alebo mali súhlas na použitie hudobných diel od SOZA.
Aké sankcie hrozia porušovateľom tohoto zákona?
Sankcie môžu byť rôzne. SOZA sa vždy v prvom rade snaží so všetkými usporiadateľmi dohodnúť po dobrom. Svoje povinnosti voči autorom hudobných diel si môžu splniť napríklad aj dodatočne, po uskutočnení akcie. Keď je zjavné, že usporiadateľ nejakej "čiernej" akcie nemá záujem o seriózne riešenie svojich záväzkov, tak SOZA musí postupovať v zmysle platných predpisov, a takýto prípad postúpiť orgánom štátnej správy a riešiť ho v rámci priestupkového konania. Organizátor, ktorý nemal súhlas na použitie hudobných diel alebo nezaplatil autorské odmeny, môže byť potrestaný v správnom konaní podľa zákona o priestupkoch pokutou. Musí zaplatiť autorské odmeny v plnej výške a navyše aj trovy štátnej správy, súvisiace s riešením jeho prípadu. Ak by dochádzalo k opakovanému porušovaniu autorského zákona, SOZA môže dať podnet na prešetrenie trestného činu podľa § 152 Trestného zákona za neoprávnené nakladanie s dielami, ktoré sú predmetom autorského práva, alebo žalobu na príslušný súd a v mnohých prípadoch aj návrh na exekúciu! Neradi to robíme, ale na niektorých usporiadateľov "zaberie" len exekúcia. Potom, keď už exekúcia začne, márne žiadajú o jej zastavenie a zníženie exekučných nákladov, ktoré sú niekoľkonásobne vyššie v porovnaní so sumou, ktorú im pôvodne faktúrovala SOZA. Je to však už mimo SOZA. Návrh na exekučné konanie sa nedá vziať späť. Veľmi dobrý "účinok" na neplatičov má aj zákaz používania hudobných diel. Ak si napríklad neplní svoje povinnosti voči SOZA nejaký organizátor diskoték, tak SOZA môže vydať pre neho zákaz používania hudobných diel. O tomto zákaze informuje mestský úrad, orgány štátnej správy aj políciu. Kým si takýto organizátor nevyrovná svoje dlhy, tak mu nikto žiadnu ďalšiu akciu nepovolí.
Existujú nejaké výnimky z tohoto zákona?
Nie, žiadne výnimky z tohoto zákona neexistujú. Každý, kto používa chránené hudobné diela - naše i zahraničné - musí mať na ich použitie pre verejnosť súhlas SOZA (v ČR OSA). Povinnosť mať súhlas ochrannej spoločnosti a zaplatiť autorské odmeny platí aj pre rôzne benefičné resp. charitatívne koncerty, pre podnikové zábavy, plesy, recepcie a pod. Radím každému, kto má v tejto oblasti nejaké nejasnosti, aby sa radšej vopred na SOZA informoval, ako má postupovať.
Ako má postupovať usporiadateľ, ktorý organizuje verejné podujatie s hudbou?
V prvom rade oznámi obecnému úradu svoj zámer usporiadať takéto podujatie. Potom (aspoň deň pred akciou) požiada priamo SOZA (nie inšpektora) o súhlas na použitie hudobných diel a to na predpísanom tlačive "Žiadosť o súhlas s použitím hudobných diel..." Formulár tohoto tlačiva pošle na požiadanie usporiadateľovi SOZA, ale môže si ho stiahnuť (alebo aj vyplniť a poslať) z našej internetovej stránky. Na základe vyplnenej žiadosti pošle SOZA usporiadateľovi faktúru. Ak ju zaplatí do 14 dní, získava zľavu 30 až 40 % z pôvodne vypočítaných autorských odmien.
Bude sa niečo meniť na týchto zákonoch vstupom SR do EÚ?
Nie, celkom určite nie. Autorský zákon platí v celej EÚ, a na území Slovenska bude na základe svojej licencie SOZA aj potom zabezpečovať jeho dodržiavanie a plnenie.
Od 1.1.2004 vstúpil do platnosti nový Autorský zákon č.618/2003 Z.z. Usporiadatelia už nežiadajú SOZA o súhlas na použitie hudobných diel prostredníctvom tlačiva "Žiadosť o súhlas s použitím hudobných diel" ale získavajú povolenie - licenciu na použitie hudobných diel uzavretím Hromadnej licenčnej zmluvy so SOZA (tlačivo zmluvy si je možné stiahnuť z web stránky SOZA). Túto zmluvu je potrebné uzavrieť pred pripravovaným podujatím. Používanie hudobných diel bez licenčnej zmluvy znamená neoprávnený zásah do autorských práv a následne minimálne povinnosť vydať bezdôvodné obohatenie. V horšom prípade môže znamenať aj postih podľa zákona o priestupkoch alebo trestný postih.
Pavol Hammel (spevák)
Sú podľa teba spoločenské akcie, na ktorých účinkuješ, vždy dobre pripravené, alebo sú tam ešte nejaké rezervy?
Hneď na úvod chcem povedať, že pri odpovedaní na podobné otázky som ako umelec a súčasne spolumajiteľ agentúry v určitej schizofrénii. Ako umelec požadujem od agentúry (a tým pádom aj od objednávateľa) plnohodnotný servis. Pod servisom teraz nemyslím na občerstvenie do šatne, ale na plnenie dohodnutých podmienok časových, technických, finančných aj iných - v tomto sú skoro na každej akcii vždy dosť veľké rezervy.
Ako spolumajiteľ agentúry (Rock Production Bratislava s.r.o.) viem, čo všetko je nutné zabezpečiť pre mojich kolegov. Keď umelec splní svoje záväzky voči agentúre a klientovi, má dostať svoj honorár v dohodnutom čase. Jeho nezaujímajú finančné vzťahy medzi agentúrou a klientom. Ako agentúra preto požadujeme od menej známych klientov vyplatenie aspoň 50% zálohy vopred. Odkladanie vyplatenia honorárov (pod akoukoľvek zámienkou) je zo strany každej agentúry vždy neseriózne. Väčšina mojich vystúpení, hlavne keď idem cez svoju agentúru, je pripravená dobre. Niečo iné je, keď sa dohodnem len priamo s objednávateľom. Tam často nefunguje správne hneď aj niekoľko vecí naraz.
Máš na každú svoju akciu vopred podpísanú podrobnú zmluvu?
Pokiaľ idem cez svoju agentúru, tak áno. Pokiaľ idem cez inú agentúru, je to trošku iné. Styk medzi umelcom a agentúrou je dosť osobný a mal by byť založený na určitej dôvere. Ak mám spolupracovať s niekým neznámym alebo s niekým, kto sa ku mne zachoval v minulosti nefér, tak som voči nemu radšej veľmi opatrný.
Zúčastňuješ sa osobne nejakých rokovaní s klientom pred akciou?
Ako umelec sa žiadnych takýchto rokovaní nezúčastňujem. Všetky technicko-realizačné podmienky môjho vystúpenia za mňa vybavuje agentúra, takže ja prídem v podstate až na hotovú vec. Ako zástupca agentúry, hlavne ak sa jedná o akcie väčšieho rozsahu, považujem takéto jednania za veľmi dôležité, lebo už pri zrode akcie je potrebné dohodnúť s klientom základné veci, aby boli splnené napríklad požiadavky miestneho úradu a SOZA. Aby bola zaistená bezpečnosť účinkujúcich aj divákov, aby bol k dispozícii dostatočne dimenzovaný zdroj elektriny atď. Všetky tieto veci sa musia objaviť samozrejme aj v rozpočte. Hlavne agentúry zastupujúce zahraničných umelcov skutočne nič neponechajú na náhode a požadujú úplne presné plnenie veľmi detailne vypracovaných požiadaviek a zmlúv. Nemôžem napríklad poslať na letisko do Schwechatu mikrobus, keď je v zmluve dohodnutá limuzína. V civilizovaných krajinách sa zmluvy a dohody jednoducho vždy a presne plnia.
Dodrží nakoniec usporiadateľ všetky podmienky dohodnuté s agentúrou?
Na Slovensku zatiaľ málokedy. Niektorí usporiadatelia sa o to snažia, niektorí nie. Najmä s dodržaním termínov platieb to býva problematické. Pokiaľ sa jedná o menšie spoločenské akcie, tak sa väčšinou nepodarí presne dodržať ani dohodnutý začiatok programu, ale to sa v niektorých prípadoch ani nedá presne naplánovať, a tak z tohoto nerobím žiadnu vedu. Sú to veci, ktoré je možné v istom rozsahu tolerovať.
Pri jednaniach sú tvojimi partnermi väčšinou znalci veci alebo skôr laici?
Toto sa dá rozoznať hneď pri prvom telefonáte. Ľudí, ktorí robia v tejto oblasti už určitý čas, je možné považovať za znalcov, lebo vedia, čo je potrebné dohodnúť a ako to majú všetko zariadiť. Ale sú aj nadšenci, ktorí síce majú na akciu peniaze, ale inak o celej veci nevedia nič. Tá ich "objednávka" potom vyzerá asi takto: "Vieš čo Palo, poď sem, niečo nám tu zabrnkáš. Ak potrebuješ dajaký mikrofón, tak sa tu hádam niečo nájde, ale podľa mňa ťa bude počuť aj tak, keď sa do toho poriadne oprieš." V takomto prípade je nutná zvýšená opatrnosť a lepšie je všetky podmienky vystúpenia uviesť vopred do zmluvy.
Musíš, napriek zmluvám a dohodám, nakoniec aj tak dosť improvizovať?
Improvizovať je možné len v rámci normy. Sú veci, ktoré nie sú podstatné. Nebudem napríklad od usporiadateľa požadovať barovú stoličku presne určenej výšky. Akú tam má, takú použijem, to je maličkosť. Ťažko by ma však niekto donútil hrať na zlej aparatúre.
Požadujú od teba občas zákazníci aj nemožnosti?
Nenazval by som to nemožnosťami. Ale hlavne na spoločenských akciách sa občas stáva, že aj keď som odohral svoj koncert podľa dohody, tak niekoľko podgurážených hostí dostane "geniálny" nápad, že by som mohol zahrať ešte hodinku-dve aj po polnoci, proste: "len tak - nech je sranda!" - bývajú to dosť nepríjemné situácie. Najviac mi samozrejme vadí spôsob prístupu a jednania týchto ľudí. V ideálnom prípade by podobné situácie mal riešiť niekto z agentúry, ale vtedy tam už väčšinou nikto nie je.
Spolupráca s ostatnými účinkujúcimi na väčších akciách býva vždy dobrá, alebo sa občas vyskytnú aj nezrovnalosti?
Toto závisí do veľkej miery od skúseností organizátora. Ak sa jedná napríklad o nahrávanie televízneho programu a umelec má v zmluve napísané, že má byť režisérovi k dispozícii od 10tej do 20tej hodiny, tak tam jednoducho musí byť, a nemá prečo veľmi vyskakovať, aj keď bude na scéne len 15 minút a ostatný čas presedí v šatni. Väčšie koncerty organizujú skúsenejšie agentúry, a tam sa dohodnuté časy zvukových skúšok a vystúpení dodržujú dosť presne. Ak by to agentúra nedokázala zvládnuť, stratila by dobré meno, a už by s ňou nikto nechcel spolupracovať.
Stretávaš sa aj s vyslovene zle pripravenými akciami?
Občas áno, ale nestáva sa to často.
Richard Esterle (E&E videoslužby)
Sú podľa teba spoločenské akcie, na ktorých účinkuješ, vždy dobre pripravené, alebo sú tam ešte nejaké rezervy?
S rezervami pracujeme všetci. Z pohľadu nás, dodávateľov technických služieb, sú v spolupráci s rôznymi agentúrami vo väčšine prípadov ešte obrovské rezervy. Objednávanie akcie prebehne možno formálne dobre: dostanem objednávku, v ktorej je uvedené, čo asi sa odo mňa na akcii očakáva, ale detailné riešenia technického zabezpečenia už takáto objednávka neobsahuje. Tento problém by sa dal vyriešiť možno nejakou zmluvou, tak, ako sa to robí vo všetkých vyspelých európskych krajinách, ale u nás to zatiaľ nie je bežné a samozrejmé.
Takže na svoje akcie nemáš vopred podpísané podrobné zmluvy.
Nie. Dostanem objednávku, a potom telefonicky alebo pomocou mailov zisťujem podrobnosti.
Zúčastňuješ sa nejakých rokovaní už pri zrode akcie?
Pri väčších akciách, ako napríklad večierok nejakej banky v letištnom hangári, áno. Pri takýchto akciách sa používa veľa techniky, je tam viac subdodávateľov, takže sa uskutočnia dve alebo tri stretnutia, ktoré zorganizuje na žiadosť klienta agentúra. Na tomto mieste zástupca klienta tlmočí svoje predstavy o akcii a všetci zúčastnení sa môžu k veci vyjadriť. Tu nakoniec vznikne definitívny plán realizácie akcie, ktorý je už potom záväzný pre všetkých. Pri malých akciách, akými sú napríklad tlačové konferencie, by boli takéto rokovania zbytočné. Tam stačí len vyšpecifikovať, čo je potrebné urobiť, určiť priestor, počet prítomných, prípadne iné špeciálne požiadavky. Ak ten priestor ešte nepoznám, tak mi agentúra dohodne termín možnej návštevy a prehliadky tohoto priestoru. My dodávame na akcie rôzne druhy veľkoplošných projekcií, a ak má byť projekcia dobrá, tak musia byť (v čase projekcie) splnené isté svetelné podmienky. Len v priestore, ktorý poznám na sto percent, môžem určiť, aký druh projekcie je potrebné použiť. Ak sú podmienky ideálne, použijeme projekčné plátno, ak sú podmienky horšie, použijeme plazmovú obrazovku atď. Mojou osobnou zásadou (a prax mi potvrdila, že dobrou) je mať pri realizácii každej akcie dostatočnú časovú rezervu. Preto vždy radšej prídem na miesto konania akcie s dosť veľkým časovým predstihom. Ak sa jedná o veľkú akciu, tak som rád, ak môže byť namontované a overené všetko deň vopred, ak sa jedná o malú akciu, tak sa snažím mať rezervu aspoň niekoľko hodín. Častokrát sa až pri realizácii akcie objavia niektoré nedohovorené veci alebo nečakané zmeny, a ak mám dostatočnú časovú rezervu, môžem ich ešte vždy pomerne kľudne a dobre vyriešiť.
Dodržia sa nakoniec všetky dohodnuté podmienky?
Nie, pretože vždy je niečo z časti inak. Preto chodím, ako som už povedal, všade radšej skôr.
Pri jednaniach sú tvojimi partnermi väčšinou znalci veci alebo skôr laici?
Zástupcovia firiem, ktoré poriadajú rôzne marketingové akcie pravidelne, sa už vo veci vyznajú celkom dobre. Presne vedia, čo chcú, dokonca sa už zmieňujú aj o detailoch možného technického riešenia. Horšie je to pri spolupráci s niektorými agentúrami. Mám dojem, že ich referenti, častokrát sú to mladé a neskúsené dievčatá, sú len akísi tlmočníci želaní klienta. A tu je kameň úrazu. Títo pracovníci sa snažia preniesť na nás technikov nejaké technické alebo koncepčné požiadavky klienta, ale pretože sa v danej problematike skoro vôbec nevyznajú, nevedia jednotlivé veci správne pomenovať a nevedia ani presne zopakovať, čo si klient vlastne želá a čo im konkrétne hovoril. V tomto momente mám vždy sto chutí spojiť sa priamo s klientom, ale to si zas niektoré agentúry neželajú. Niekedy sa to však podarí, a potom to všetko dobre dopadne bez zbytočnej nervozity.
Požadujú od teba občas zákazníci aj nemožnosti?
K tomu nedochádza. Osvedčenou sériou otázok zistím od klienta, čo sa odo mňa očakáva, a tak ma už potom na akcii nič nezaskočí. Drobné zmeny oproti pôvodnému plánu sa vyskytujú často, ale na to som pripravený a vždy sa to na mieste podarí úspešne vyriešiť. Niekedy vzniknú nepríjemné situácie len preto, lebo program je zle zostavený. Hneď po projekcii má napríklad vystupovať nejaký tanečný súbor. Moderátor príde na pódium a moji technici mu za chrbtom balia plátno, pretože by tanečníkom zavadzalo! Nevyzerá to dobre, nie je to veľmi profesionálne, ale nič iné sa v danej chvíli už nedá robiť.
Spolupráca s ostatnými subdodávateľmi na väčších akciách býva vždy dobrá, alebo sa občas vyskytnú aj nezrovnalosti?
Ľudia pracujúci v tejto brandži sa väčšinou už poznajú osobne, aj keď sú z rôznych firiem. V tomto problémy nie sú. Ale stane sa, že niektoré veci občas zaškrípu. Jednu pomerne veľkú akciu robíme každý rok. Zabezpečujeme tam snímanie obrazu z pódia a jeho projekciu na veľké plátno v reálnom čase. Naposledy nás zaskočil úplne zmenený systém osvetlenia pódia. Celé pódium aj biela podlaha boli nasvietené sýtomodrou farbou a všetko bolo husto zadymené. V takýchto podmienkach bolo skoro nemožné zosnímať kamerou nejaký slušný detail, a potom bolo úplne nemožné ho na slušnej úrovni premietnuť na plátno. Zadymený priestor znižuje ako difúzny filter výkon projektorov a navyše: divák nevidí cez dym dobre na plátno! O tomto sme dopredu my nič nevedeli a museli sme to riešiť s kolegami osvetľovačmi za chodu. Zmenili spôsob svietenia, menej dymili a všetko bolo v poriadku. Niektoré problémy sa však opakujú pravidelne. Napríklad pri akciách v strede mesta sú problémy s vjazdom a s parkovaním, ktoré sa mnohé agentúry ani nesnažia nejako riešiť. Ja, ako súkromná firma, nie som pre magistrát v tejto veci partnerom na jednanie a nemôžem si nijako vybaviť ani kúpiť povolenie na vjazd do stredu mesta. Agentúra by mohla, hlavne pri väčších akciách, časovo skoordinovať budovanie javiska aj techniky, aby tam neprišli všetci naraz, a potom nemajú kde parkovať, všetci naraz potrebujú výťah a navzájom si zavadzajú. Rušivým momentom býva niekedy príchod televíznych reportážnych štábov, ktoré si potrebujú natočiť svoje zábery do vysielania, a tak si posvietia, kde potrebujú, ale to nevnímam ako niečo mimoriadne, to k týmto akciám jednoducho patrí.
Koľko percent tvojich akcií je podľa teba pripravených zo strany agentúr po všetkých stránkach bezchybne?
Odhadujem to asi tak na 65 %.
Stretávaš sa aj s vyslovene zle pripravenými akciami?
Nespomínam si na žiadnu úplne zle pripravenú akciu. Problémy a prúseríky sa občas vyskytli, niekedy bol aj stupeň nervozity vyšší, ale nakoniec sa to vždy všetko podarilo nejako vyriešiť.
Sprostredkovateľská agentúra - David Goliaš, Bratislava
Čo vás stojí najviac energie pri organizovaní akcie?
Vyjasniť si so zákazníkom, čo presne od agentúry očakáva. Ak sú niektoré jeho predstavy podľa našich skúseností príliš náročné na realizáciu, tj. na techniku alebo financie, tak ho na to upozorníme a navrhneme mu iné alternatívy riešenia, ale konečné slovo má samozrejme zákazník. Prvý rozhovor so zákazníkom, ktorý s touto prácou nemá žiadne skúsenosti, býva zvyčajne dlhší, lebo je dôležité, aby si obidve strany navzájom dobre rozumeli a aby potom, pri realizácii akcie, neostalo niečo nedoriešené alebo nezabezpečené.
Pri organizovaní akcií postupujete podľa osvedčenej šablóny, alebo improvizujete?
Väčšinou podľa osvedčenej šablóny, ktorá je overená dlhoročnými skúsenosťami, ale v niektorých prípadoch sa aj tak improvizácii nevyhneme.
Čo si myslíte o právnom vedomí a zodpovednosti umelcov, technikov, klientov alebo subdodávateľov?
Myslím si, že v tejto oblasti sú u všetkých menovaných, hlavne na Slovensku, ešte pomerne veľké rezervy.
Všetky dohody a zmluvy máte vopred uzavreté písomne, alebo dôverujete ľuďom "na slovo"?
Pri každej akcii, ktorú organizujeme, máme vždy všetko vopred uzavreté a potvrdené písomne.
Je možné dovolať sa u nás v oblasti neplnenia záväzkov zákazníkov alebo účinkujúcich práva na súdoch v reálnom čase?
Doteraz nemáme v tejto oblasti žiadne skúsenosti, pretože sme nemuseli riešiť nič súdnou cestou. Doteraz bolo všetko v poriadku. Vždy sa snažíme so všetkými našimi zákazníkmi riešiť akékoľvek nečakané problémy vzájomnou dohodou, a vďaka jasným zmluvám a dobrým vzťahom sa nám to celkom dobre darí.
Sú súčasné zákony, zmluvy a s nimi spojené úradovanie dostatočne pružné na pokrytie potrieb showbiznisu?
V mnohých prípadoch by to mohlo byť jednoduchšie, hlavne pri malých jednorázových akciách. Dúfame, že sa to v budúcnosti podarí zlepšiť.
Dobrý klient:vie presne, čo chce; ak mu niečo nie je jasné, nechá si to vysvetliť; nechá si poradiť; vie sa prispôsobiť reálnym podmienkam; presne dodržiava všetky termíny a všetky svoje záväzky.Problematický klient:až do začiatku akcie nevie, čo vlastne chce; neustále mení svoje požiadavky a požaduje stále ďalšie služby; od nikoho si nenechá poradiť; do všetkého sa stále pletie; nič z toho, čo mal zabezpečiť on nefunguje; pomocou rôznych výhovoriek odkladá uhradenie svojich záväzkov smerom do nekonečna.
Dobrá agentúra:jasné a konkrétne informácie aj zmluvy; pokojný priebeh jednaní aj akcií; zamestnanci agentúry sú na akciách skoro neviditeľní a pri tom sú schopní v predstihu riešiť možné problémy; aspoň niekto z agentúry sa dobre orientuje aj v technických záležitostiach; žiadne časové stresy; plnenie finančných záväzkov načas; agentúra má k dispozícii slušné databázy s menami a telefónnymi číslami: umelcov, technikov (zvuk, svetlá, video, pyro), dopravcov, kvetinárov, fotografov, novinárov...Zlá agentúra:impulzívne riešenia problémov; mizerné plánovanie detailov; všetko sa odohráva v časovom strese; neskoré platby; skoro žiadne zmluvy; rôzne výhovorky; hluché telefóny; nezastihnuteľní referenti; chaos na akciách aj v dokladoch.
Príjemní účinkujúci:od organizátora požadujú zabezpečiť len to, čo k vystúpeniu naozaj potrebujú; presne plnia dohodnuté veci (vrátane dodržiavania všetkých časov), vedia sa prispôsobiť zmenenej situácii, ktorú nemohol nikto presne predvídať. Problematickí účinkujúci:majú prehnané nároky na servis; vyžadujú si neustálu opateru organizátora; s ničím nie sú spokojní, ale nikto vlastne ani nevie, čo presne chcú; pri najmenšej zmene programu upadajú do hysterických záchvatov; nevedia improvizovať; nie sú ochotní nikomu sa v ničom prispôsobiť.
Dobrá technika: na požiadanie poskytne seriózne informácie o svojej aparatúre; nevnucuje zákazníkovi to, čo nepotrebuje; dodržuje dohodnuté časy aj ceny; slušne sa chová ku všetkým partnerom; tolerantne jedná s účinkujúcimi aj s kolegami; vie, čo je diskrétnosť.Problematická technika:na akciu aj všetky jednania prichádza na poslednú chvíľu; kľudne používa oveľa horšie zariadenia, ako pôvodne sľúbila; technici chodia v špinavých pracovných šatách; okolo svojich vecí majú neporiadok; nie sú ochotní rešpektovať priania hostí; tesne pred akciou zvyšujú cenu; v závere akcie sú už často "pod parou"; ak majú lepší kšeft, tak pôvodnú akciu kľudne odrieknu.
Dobrí partneri:zdôraznia klady svojho priestoru, ale nezamlčia ani jeho nedostatky; zariadenie je v dobrom technickom stave; personál je ochotný, pekne oblečený a pracuje s úsmevom; podávané jedlá dobre vyzerajú a nápoje majú správnu teplotu; hudba v podniku je príjemná druhom aj hlasitosťou; osvetlenie priestoru je príjemné a interiér tiežSlabí partneri:už vzduch v podniku je nepríjemný; zariadenie sa začína rozpadávať; personál je odmeraný, trvalo unavený a oblečený v hocičom; všetko je zaprášené a mierne špinavé, popolníky sú skoro plné; v podniku reve hudba (rock, haus alebo disco); nikto nemá na vás čas; všade je skoro tma; dym sa dá rezať motorovou pílou; nealko (pivo) je teplé a káva studená.
